Vieraskirjoitus: 5 tärkeintä kysymystä, kun suunnittelet tapahtumaa

Vieraskirjoittajana Suvi Joensivu, Venuu

Ennen kuin lähdet järjestämään tapahtumaa, mieti vastaukset ainakin näihin viiteen kysymykseen.

Cafe Kokko
Cafe Kokko
  1. Miksi tapahtuma järjestetään?

“Miksi?” on ehdottomasti tapahtumajärjestäjän tärkein kysymys. Ennen kuin ryhdyt suin päin järjestelyhommiin, on hyvä pysähtyä miettimään, miksi tämä tilaisuus oikeastaan pidetään. Jos et keksi vastausta, tapahtuman tarpeellisuutta voi olla hyvä hieman kyseenalaistaa.

2. Mikä on tapahtuman päämäärä?

Kun tapahtuman syy on selvillä, pohditaan, mitä sillä halutaan saavuttaa – eli mikä on tapahtuman päämäärä. Jos esimerkiksi yritys järjestää kick-offin, on päämääränä ehkä henkilökunnan sitouttaminen ja innostaminen. Tällä on valtava vaikutus järjestelyihin.

3. Miten tapahtuma järjestetään ja miten päämäärä saavutetaan?

Järjestelyiden pitää tukea tilaisuudelle asetettua päämäärää. Jos päämääränä nyt olisi sitouttaminen ja innostaminen, pitää miettiä, miten se todella saavutetaan. Jos kaipaat ideoita, voit kurkata vaikka täältä. Lisäksi voi miettiä, mikä olisi parasta, mitä tilaisuudessa voisi tapahtua.

  1. Kenelle tapahtuma järjestetään?

Keitä tapahtumaan on osallistumassa? Minkälainen on tilaisuuden yleisö? Tapahtumajärjestäjän täytyy joskus unohtaa omat suosikkinsa ja asettua osallistujien saappaisiin: mitä osallistujat odottavat ja haluavat, mikä heitä kiinnostaa ja miten heidät voisi yllättää.

5. Missä tapahtuma järjestetään?

Tapahtumatilalla on iso merkitys tapahtuman onnistumiselle. Huono tilavalinta pahimmillaan pilaa hienot järjestely tai koko tapahtuman. Lisäksi osallistujat tekevät tulkintoja tilavalinnasta – tila on yksi osa tapahtuman sanatonta viestintää. Lisäksi tilan pitää olla sopivan kokoinen, sopivalla sijainnilla ja sopivan hintainen. Mutta ei huolta, täydellisiä tapahtumatiloja voi etsiä esimerkiksi täältä.

Kun vastaukset näihin kysymyksiin ovat selvillä, ollaan valmiita siirtymään järjestämisvaiheeseen. Jos kaipaat tapahtuma-ammattilaisten tukea järjestelyissä tai lisäkäsiä, muista, että apua on tarjolla!

Vieraskirjoittajana Suvi Joensivu, Venuu
Venuu.fi: Juhla-, sauna- ja kokoustilat helposti netistä

© 2019 Unelmatuotanto . Powered by WordPress. Theme by Viva Themes.