Suunnittelu

STM (smarter than me) – Pågån pojat

Kyselimme viime vuoden lopulla mielipidettänne alan parhaista asiantuntijoista. Pågån pojat, Pågå ja Käkkärä mainittiin useammassa kommentissa. Ketä nämä mystiset miehet ovat?

Kuva: Pågå

Kuva: Pågå

 

Useimmat tuntevat Pågån tapahtumien kalustevuokraukseen erikoistuneena yrityksenä. Harva tulee ajatelleeksi, että yritys on täysin kotimainen perheyritys, joka myös suunnittelee ja toteuttaa tapahtumarakenteita esiintymislavoista aikuisten pallomeriin ja autoakvaarioihin.

Pågån toimitusjohtaja Miikka Valtonen määrittelee Pågån pojat näin: “Pågån pojat on käsite joka kattaa tiukkaa osaamista, hyvää meininkiä ja lupauksen siitä, että asiakasta ei jätetä koskaan pulaan. Edellä mainitun kuvauksen täyttävät tällä hetkellä tuotantojohtaja Janne ”Käkkärä” Räsänen, asiakaspalvelujohtaja Mikko Lahdensalo, projektipäälliköt Markus Mikkanen ja Pertti Rantanen sekä tuotannon tytöt: logistiikkapäällikkö Seppo ”Sepi” Tarvainen,  tuotantopäällikkö Sauli Jokinen ja työnjohtaja Vilma Kauppinen. Hyvinä päivinä myös minä eli tj Miikka Valtonen. Lisäksi kentällä asiakkaat tapaavat huomattavasti useammin tapahtumarakentajiamme eli  mm. Pekon, Palapeili-Ilen, Raffen, Alanin, Allun, Topen, Eeron, Kriden, Mikan, Jussin, Lassen… “

Pågå on itsellekin tuttu alihankkija, ja heidän palveluitaan käyttää mielellään. Mielestäni luotettavuus ja ystävällinen palvelu ovat heidän valttejaan. Miikka kertoo kehuja tulevan paneutumisesta, hyvästä meiningistä ja osaamisesta. “Me yritämme oikeasti olla ystävällisiä ja kehittää osaamistamme koko ajan sekä tietenkin tarjota niitä yrityksen arvojen esittämiä tarkoituksenmukaisia tapahtumaratkaisuja.”

Peruspäivää Pågålla ei ole. Sen sijaan haastavia ja ikimuistoisia päiviä on ollut monia. Aika usein haastavuus tuntuu liittyvän sääoloihin. “Usein on tullut hihiteltyä mm. Red Bull Crashed Ice -keikkaa, jossa rakennettiin jäämäkeä Tähtitorninmäelle 4 asteen lämmössä ja vesisateessa. Huvila-telttaa ja Tuskaa on molempia tehty vuodesta 1999 ja sieltä löytyy ikimuistoisia kohtauksia. Ihan viime kesältä mieleen tulee uskomattoman huonolla sääonnella varustettu suomalaisen lentoyhtiön festivaalikiertue. Mieleen ovat jääneet myös Helsinki Fashion Weekendin hifistely ja kellontarkat aikataulut, kun kolmena yönä peräkkäin vaihdettiin koko katsomo- ja catwalk-setup uusiksi.”

Pågålaiset ovat tuttu näky festivaaleilla ja kiertueilla. Viime aikoina heidän palvelunsa onkin painottunut enemmän juuri erikoisempien tapahtumarakenteiden suunnitteluun ja toteutukseen. “Olemme tehneet festivaaleja kiertäviä isoja promorakenteita, erikoisempia kalusteratkaisuja yritystapahtumiin ja mietitty muutenkin vaihtoehtoja perinteisille kalusteratkaisuille.” 

Kuulostaa isolta, mutta mikään keikka ei ole Pågålle liian pieni. Kun keikkaa tilaa niin briiffiksi riittää vaikka käsin piirretty kuva. “Ja se budjetti olisi kyllä oiva työkalu,” Miikka summaa.

Kuka on Smarter than me Pågån pojille?

“No ensimmäisenä tulee mieleen Raine Heikkinen Kaapelitehtaalta, jonka tekemisistä ei taida kellään olla pahaa sanottavaa. Hommat hoituu ja asiakaspalvelu on todella kovaa luokkaa. Toinen osaaja joka ei esittelyjä kaipaa on Sähkö-Jokke eli Jokke Riihimaa, jonka kaikki ulkotapahtumia tekevät varmasti tuntevat kovan ammattimiehenä.”

Pågån valikoimaan ja osaamiseen kannattaa tutustua osoitteessa paga.nu sekä seuraamalla heidän facebook-sivujaan.

– Kaisa

Sharing is caring – blogien parhaat

Netti on nykyään blogeja, sivustoja ja oppaita tulvillaan jos jonkinlaisista aiheista. Tapahtuma-alan blogeja ei kuitenkaan ole kyllästymiseen asti. Suomessa alan blogeja ei ole juuri nimeksikään. Tässä omat suosikkini.

Entre

Suomessa Entren blogi on maamme yksi aktiivisimmista yritysblogeista. Erityisesti messuista kiinnostuneiden kannattaa käydä kurkkaamassa vinkkeä omaan osallistumiseen.

Eventjuice

Eventjuice on Englantilainen alan yhteisö, joka haluaa olla apuna tapahtuminen suunnittelussa, johtamisessa ja markkinoinnissa. Blogi koostuu alan eri ammattilaisten vinkeistä ja kirjoituksia. Sivustolla on myös laaja alan sanakirja käytettävissä.

Event Manager Blog

Vuonna 2007 aloittanut blogi on tituleerattu mailman isoimmaksi tapahtuma-alan blogiksi. Hyvin käytännönläheinen blogi erityisesti tuotannon ja suunnittelun näkökulmasta.

Special Events Magazine

Special Events Magazinen sivusto keskittyy Pohjois-Amerikkaan, mutta artikkeleista löytyy paljon asiaa tapahtumasuunnittelusta. Decor-osiossa on esitelty mielettömiä toteutuksia, tottakai isosti Amerikan malliin.

Tapaus

Tapauksen alkuvuodesta uusituilla sivuilla on useita ladattavia oppaita sekä kätevä budjettilaskuri.

Techsytalk

Tapahtumateknologiaan keskittynyt sivuston kanssa ei kannata hätäillä. Pienellä kaivamisella löydät mitä mainiointa sisältöä uusimmista sovelluksista, trendeistä sekä tuottamisen perusteista. Sivuston omien tilaisuuksien puheenvuorot ovat myös katsottavissa. Sivusto on myös aktiivinen Pinterestissä.

Olivatko sivustot jo ennestään tuttuja? Jäikö oma suosikkisi puuttumaan listalta?

– Johanna

Ne pienet teot – tee tapahtumastasi ekologisempi

Usean yrityksen arvoissa on painotettu kestävää kehitystä ja ekologisuutta. Oletko miettinyt, miten voit huomioida nämä arvot myös tapahtumissa?

Helposti saavutettava tapahtumapaikka

Mistä vieraasi tulevat ja mihin heidän olisi helpointa saapua julkisilla liikennevälineillä – ja miksei jopa pyörällä tai jalan? Näiden kysymysten pohjalta on hyvä aloittaa tapahtumapaikan kartoittaminen.

Shuttle-bussit ja yhteiskuljetus on aina suositeltavampi vaihtoehto yksityisautoilun sijaan. Vieraita voi kannustaa käyttämään julkisia kulkuneuvoja antamalla saapumisohjeet. Puhujat varmasti myös arvostavat majoitusta mahdollisimman lähellä tapahtumapaikkaa.

Mieti pidemmällä tähtäimellä

Rakenteiden ja kalusteiden hankinnassa kannattaa suosia paikallisia toimijoita. Jotain on saattanut tai tarvitaankin lisäyksiä kalusteisiin. On käytännöllistä, että toimija ja varasto on lähellä. Läheltä löytynyt toimittaja mahdollistaa pienemmän hiilijalanjäljen.

Messurakenteiden valinta kannattaa tehdä pitkällä tähtäimellä. Muunneltavat, kierrätettävät, ympäristöystävälliset, kestävät ja varastoitavat rakenteet voidaan hyödyntää monessa tilaisuudessa. On myös hyvä miettiä, miten hankkimasi kokonaisuutta voidaan käyttää pienemmässä mittakaavassa. Tiskit, hyllyt tai sohvat ovat hyödyllisiä myös muissa yhteyksissä.

Sen sijaan, että hankit kertakäyttöisiä somisteita Kiinasta, käytä mieluummin vuokrattuja esineitä ja somisteita. Kukissa ja kasveissa kausituotteet ovat parhaita vaihtoehtoja.

Kausituotteita lähituottajilta

Catering-toimija voi jopa laskea sinulle kilometrin tarkkuudelle kuinka kaukaa tarjoilut ja raaka-aineet ovat saapuneet. Mikä sen parempaa kuin kertoa vierailleen, että raaka-aineet ovat kauden tuotteita lähialueelta. Vesipullojen sijaan kannuvesi on hyvä vaihtoehto. Suomessa on kuitenkin mitä puhtainta hanavettä.

Tapahtumasta syntyvää jätemäärää voi pienentää mahdollistamalla kierrätyksen niin vieraille kuin järjestäjille. .

Paljonko oikeasti tarvitset painotuotteita?

Tapahtuman materiaalien jakamiseen on paljon sähköisiä työkaluja tarjolla. Voit jakaa agendan ja muun tapahtumaan kuuluvan infon sekä puhujien esitykset sähköisesti. Sähköiset opasteet ovat yleistymässä ja useassa tapahtumapaikassa on valmiina sähköiset opastejärjestelmät, joita kannattaa hyödyntää.

Opasteita painattaessa voi miettiä, onko mahdollista tehdä opasteet, joita pystyy hyödyntämään jatkossakin. Voiko esimerkiksi tapahtuman päivämäärät jättää yleisopasteista pois, jotta ne ovat käytettävissä seuraavanakin vuonna?

Jos teet samaa tapahtumaa toistuvasti, kannattaa myös tuotteiden kulutusta seurata. Laske kuinka paljon materiaalia jäi yli. Näin on paljon helpompi seuraavalla kerralla miettiä, kuinka paljon tuotetta todella tarvitaan. Jos kuitenkin painotuotteita jää paljon yli, onko niille jatkokäyttöä jossain? Kävisivätkö ne piirustuspaperina tai askartelumateriaalina vaikka lapsesi päiväkodissa?

Ole ylpeä valinnoistasi

Useilla alan toimijoilla, niin painotaloista tapahtumapaikkoihin, on käytössään eri (ympäristö)sertifikaatteja. Suosimalla näitä alihankkijoina saat vietyä kestävyysajattelun entistä pidemmälle.

Kaiken tämän miettiminen ja organisointi voi mahdollisesti viedä hieman enemmän aikaa, mutta vahvistaa samalla brändisi positiivista mielikuvaa – kunhan muistat viestinnän.

Kerro rohkeasti vieraillesi valinnoistasi. Monelle sillä on väliä.

– Johanna

Mistä on hyvä budjetti tehty?

Satojen budjettien kokemuksella, tässä muutama tärppi kaiken kokoisten ja laisten tapahtumien järjestämiseen:

A. Ole ajoissa liikkeellä

Mitä aikaisemmin olet liikenteessä budjetoinnissa, sitä ennemmän sinulla on aikaa vertailla hintoja sekä miettiä kokonaisuutta tarkemmin. Nopeat toimitukset maksavat aina enemmän.

B. Ole realisti

Älä kaunistele budjettia. Se, että maailman kaunein ja upein hääpuku maksaa ebayssa 300 dollaria, ei tarkoita sitä, että juuri sinä saat siitä itsellesi muokatun, toimitetun ja istuvan puvun tuolla hinnalla. Hinnat kannattaa ottaa toimittajilta, joilta sinä olet todella ostamassa niitä.

Huomioi myös, että Suomessa on paljon kausituotteita, esim. kukkia, hedelmiä ja kasviksia, joiden hinnat vaihtelevat rajusti kausien mukaan.

C. Laske arvo myös omalle työlle ja ajalle

Aika on rahaa, jopa sinun oma aikasi. Harkitse tarkoin, mitä sinun kannattaa itse tehdä. Jos et ole himoaskartelija, niin 300 hääkarkin valmistaminen saattaa viedä yllättävän kauan arvokasta aikaasi, kun ostamalla valmiina voit saada ne viidessä minuutissa. Tee vain itse sellaisia asioita, joihin sinulla on aikaa ja osaamista.

D. Ole yksityiskohtainen

Mitä yksityiskohtaisempi budjetti on, sitä vedenpitävämpi se on. Puolen vuodenkin jälkeen muistat mitä olit tarkoittanut, kun rivit on eritelty. Esim. pilko somistuskulut sen sisältämiin elementteihin; kukat, maljakot, servetit etc – eikä vain yksi könttä. Budjetin muokkaaminen on jatkossakin helpompaa, kuin kulut on yksilöity.

E. Merkitse muistiin, mistä hinta on saatu

Tilaisuuden toteuttamisprosessi on pitkä, oman muistin tueksi on hyvä merkitä, mistä hintatieto on saatu. Se voi olla jonkun toimittajan nettisivuilta saatu tai silkka arvio. Kun olet tekemässä ostoja, ei tarvitse taas aloittaa alusta ja mietti, minkä toimittajan tuotteita tai palveluita olet budjettia tehdessä tarkastellut.

F. Jätä aina jemmaraha

Aina tulee yllätyksiä ja muutoksia, joihin ei ole varattu rahaa. Pieni jemmaraha ei ole pahitteeksi. Mikäpä sen mukavampaa kuin budjetin alittaminen, jos kaikki kuitenkin menee suunnitellusti.

G. Huomioi piilokulut

Muista huomioida budjetissa toimituskulut, laskutuskulut sekä muut piilokulut. Muista, että sekin on kulu, että ajat pitkin kaupunkia haalien tavaroita.

H. Kaikkea ei voi saada – priorisoi

Aloita tekemällä inhorealistinen budjetti, jossa on kaikki mitä olet ikinä halunnut. Budjetin loppusumma ei todennäköisesti kestä katsetta, joten aloita karsiminen – säästä ne budjettirivit mitkä ovat todella tärkeitä.

I. Seuraa kuluja

Se ei riitä, että teet projektin alussa yksityiskohtaisen budjetin. Päivitä toteutuneita kuluja projektin kuluessa. Näin myös säästät omia hermoja, kuin ei tarvitse etsiä kaikkia lippuja ja lappuja vasta tilaisuuden jälkeen.

Budjetointi on yksi niistä lajeista, joita oppii vaan tekemällä, mutta hyvällä pohjatyöllä onnistut varmasti. Tässä yksi malli hääbudjetista, jolla pääset varmasti alkuun ja jota voit muokata omaan tilaisuuteesi sopivaksi.

Budjettipohja – Mintun ja Villen häät

– Johanna & Kaisa

Suunnittelun helppous

Viimeaikoina huomioni on herättänyt asiakkaiden suhtautuminen suunnitteluun. Ilmeisesti yleinen mielipide on, että tapahtumien, mainoskampanjan tai minkä tahansa muu asian suunnittelu ja tarjouksen laatiminen on helppoa, vaivatonta ja nopeaa, eikä liikkuvia osia juuri ole. Jatkuvasti kuulee puhuttavan tilanteista, joissa asiakas antaa “ihan pikkuruisen jutun vaan”, jonka kuitenkin pitää olla upea, ennennäkemätön ja varma some-hitti. Ja aikaahan on ainakin kaksi päivää, maksimissaan viikko.

Parhaassa tapauksessa tapahtumia suunnittelevan tiimin pöydälle tulee case, jossa mietitään tapahtumalle konsepti, nimi, huikea asiasisältö ja elämyksellinen show. Puhumattakaan peruselementeistä kuten paikka, aika, tarjoilut, somisteet, kalusteet, tekniset ratkaisut, kutsuprosessi, turvallisuus ja mitä näitä nyt olikaan.

Oletko sinä koskaan miettinyt jollekin tuotteelle tai firmalle nimeä? Lapselle tai lemmikille nyt ainakin olet. Se ei tosiaan ole maailman helpointa. Jos hommassa pitää olla erittäin nopea, niin miten käykään? Luultavasti asiakas saa idean, jota on jo joskus tarjottu jollekin tai jopa myyty, ja jonka liikkuvia osia ei ole kaikkia pystytty tarkistamaan. Puhutaan siis parhaasta mahdollisesti arvauksesta esimerkiksi hinnan suhteen. Ja aivan varma on, että halvin tuo tarjous ei ainakaan ole.

Hyvää ja halpaa saa siis vain ajan kanssa. Joku sanoo, että hyvää ja halpaa ei ole. Ei ehkä halpaa, mutta ainakin halvempaa. Kun suunnittelutiimille annetaan aikaa tarkistella hintoja, kilpailuttaa tarjouksia ja miettiä huolella erilaisia toteutuksia, saa asiakas varmasti paremman ratkaisun kun kahden päivän varoajalla. Mielelläni kuulisinkin ostajan tarinan. Miksi niin harvoin kuulee sanottavan: “Kuinka paljon tarvitsette aikaa?”

– Kaisa