Alalla kuin alalla puhutaan, että ostojen päätöksenteko on hidastunut ja niihin varattu ajanjakso on lyhentynyt entisestään. Ostaja ei varaa aikaa itse ostamiseen. Monella alalla tämä ehkä vielä onnistuukin, mutta tapahtuma-alalla asia menee sitä vaikeammaksi, mitä vähemmän aikaa on.
Jos alkaa huhtikuussa soittelemaan isolle porukalle kesäjuhlapaikkaa – perjantaille tai lauantaille ennen lomia, on erittäin hyvää tuuria matkassa, jos sopiva venue löytyy. Myös kovimmat juontajat, artistit ja bändit on buukattu jo alkuvuodesta.
Jos halutaan saavuttaa tietynlaista fiilistä, on ikävää, että joudutaan tekemään kompromissejä, että ennakkotuotantoon ei ole aikaa varattu. Pelkästään tarjousvaihe vie väkisinkin vähintään muutaman viikon briiffaamisesta itse toimiston valintaan.
Jos tiedät jo nyt, että tarjouskilpailun kanssa ei pystytä olemaan ajoissa, tee mielummin ennakkovarauksia, koska tilaksi tai hittiartistiksi ei voi kukaan toimisto muuttua.
Nopeapäätöksistä uutta vuotta toivottaen
Johanna & Kaisa
Tuottajan työhön kuuluu olennaisena osana tarjouspyyntöjen tarjousten vertailu. Usein tarjoukset ovat helppolukuisia, yksiselitteisiä ja nopeasti keskenään vertailtavissa. Kokoustiloista puhuttaessa, asia ei ole todellakaan niin yksinkertainen kuin voisi olla.
Tarjoukset saa poikkeuksetta eri tapahtumatiloista erittäin nopeasti ja myyntihenkilökunta on ystävällistä. Kun laittaa saadut vastaukset vierekkäin ja tutkii niiden sisältöä, huomaa nopeasti kuinka iso kirjo tarjousten sisällöissä on.
Poikkeuksetta kokouspakettien hinnat on ilmoitettu ALV:n kanssa. Koska kokouspaketit pitävät sisällään asioita eri alv-luokista (14 % ja 24 %) on täysin mahdotonta laskea itse tarkasti, mikä arvonlisäveroton hinta on. Tarjouksissa ei ole aina edes ilmoitettu sisältääkö palvelun hinta arvonlisäveron vai ei, saati käytettävää verokantaa. Suuri osa kokouskaupasta tehdään varmasti yritysten kanssa, mutta ainakaan minulle ei ole koskaan selvinnyt miksi kokoustalot eivät ole omaksuneet B2B-kaupan ilmoitustapaa hintojen osalta.
Useista taloista tarjoukset tulevat kahdessa osassa, ihan kirjaimellisesti kahtena eri tarjouksena, tilat ja tarjoilut erikseen. Vaikka palvelut tuottaa eri tahot, miksi niitä ei voi yhdistää tarjoukseen. Pahimmillaan tilojen hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa, kun taas tarjoiluihin on tietenkin alv laskettu jo mukaan. Kaiken huippu on, kun vielä talon oma tekniikan toimija lähettää erikseen oman tarjouksen.
Ei ole myöskään itsestään selvää, että tarjouksessa on laskettuna kaikki pyydetyt palvelut yhteen. Muistan useasti kahlanneeni lukuisia sivuja tarjoustekstiä läpi ja laskeneeni pitkin ja poikin sijoitettuja kuluja yhteen.
Tarjouksien ei pitäisi olla ydinfysiikkaa. Riittää, että siitä selviää, mitä palvelua/tiloja on tarjottu millä ehdoin, mitä palveluun kuuluu (tekniikka, naulakkopalvelut etc.) ja selkeä hinnoittelu tuotteittain sekä koko kokonaisuuden yhteenlaskettu hinta ja ilman sitä arvonlisäveroa.
Satojen budjettien kokemuksella, tässä muutama tärppi kaiken kokoisten ja laisten tapahtumien järjestämiseen:
A. Ole ajoissa liikkeellä
Mitä aikaisemmin olet liikenteessä budjetoinnissa, sitä ennemmän sinulla on aikaa vertailla hintoja sekä miettiä kokonaisuutta tarkemmin. Nopeat toimitukset maksavat aina enemmän.
B. Ole realisti
Älä kaunistele budjettia. Se, että maailman kaunein ja upein hääpuku maksaa ebayssa 300 dollaria, ei tarkoita sitä, että juuri sinä saat siitä itsellesi muokatun, toimitetun ja istuvan puvun tuolla hinnalla. Hinnat kannattaa ottaa toimittajilta, joilta sinä olet todella ostamassa niitä.
Huomioi myös, että Suomessa on paljon kausituotteita, esim. kukkia, hedelmiä ja kasviksia, joiden hinnat vaihtelevat rajusti kausien mukaan.
C. Laske arvo myös omalle työlle ja ajalle
Aika on rahaa, jopa sinun oma aikasi. Harkitse tarkoin, mitä sinun kannattaa itse tehdä. Jos et ole himoaskartelija, niin 300 hääkarkin valmistaminen saattaa viedä yllättävän kauan arvokasta aikaasi, kun ostamalla valmiina voit saada ne viidessä minuutissa. Tee vain itse sellaisia asioita, joihin sinulla on aikaa ja osaamista.
D. Ole yksityiskohtainen
Mitä yksityiskohtaisempi budjetti on, sitä vedenpitävämpi se on. Puolen vuodenkin jälkeen muistat mitä olit tarkoittanut, kun rivit on eritelty. Esim. pilko somistuskulut sen sisältämiin elementteihin; kukat, maljakot, servetit etc – eikä vain yksi könttä. Budjetin muokkaaminen on jatkossakin helpompaa, kuin kulut on yksilöity.
E. Merkitse muistiin, mistä hinta on saatu
Tilaisuuden toteuttamisprosessi on pitkä, oman muistin tueksi on hyvä merkitä, mistä hintatieto on saatu. Se voi olla jonkun toimittajan nettisivuilta saatu tai silkka arvio. Kun olet tekemässä ostoja, ei tarvitse taas aloittaa alusta ja mietti, minkä toimittajan tuotteita tai palveluita olet budjettia tehdessä tarkastellut.
F. Jätä aina jemmaraha
Aina tulee yllätyksiä ja muutoksia, joihin ei ole varattu rahaa. Pieni jemmaraha ei ole pahitteeksi. Mikäpä sen mukavampaa kuin budjetin alittaminen, jos kaikki kuitenkin menee suunnitellusti.
G. Huomioi piilokulut
Muista huomioida budjetissa toimituskulut, laskutuskulut sekä muut piilokulut. Muista, että sekin on kulu, että ajat pitkin kaupunkia haalien tavaroita.
H. Kaikkea ei voi saada – priorisoi
Aloita tekemällä inhorealistinen budjetti, jossa on kaikki mitä olet ikinä halunnut. Budjetin loppusumma ei todennäköisesti kestä katsetta, joten aloita karsiminen – säästä ne budjettirivit mitkä ovat todella tärkeitä.
I. Seuraa kuluja
Se ei riitä, että teet projektin alussa yksityiskohtaisen budjetin. Päivitä toteutuneita kuluja projektin kuluessa. Näin myös säästät omia hermoja, kuin ei tarvitse etsiä kaikkia lippuja ja lappuja vasta tilaisuuden jälkeen.
Budjetointi on yksi niistä lajeista, joita oppii vaan tekemällä, mutta hyvällä pohjatyöllä onnistut varmasti. Tässä yksi malli hääbudjetista, jolla pääset varmasti alkuun ja jota voit muokata omaan tilaisuuteesi sopivaksi.
