Miksi kokouspalveluiden ostamisen pitää olla vaikeaa?
Tuottajan työhön kuuluu olennaisena osana tarjouspyyntöjen tarjousten vertailu. Usein tarjoukset ovat helppolukuisia, yksiselitteisiä ja nopeasti keskenään vertailtavissa. Kokoustiloista puhuttaessa, asia ei ole todellakaan niin yksinkertainen kuin voisi olla.
Tarjoukset saa poikkeuksetta eri tapahtumatiloista erittäin nopeasti ja myyntihenkilökunta on ystävällistä. Kun laittaa saadut vastaukset vierekkäin ja tutkii niiden sisältöä, huomaa nopeasti kuinka iso kirjo tarjousten sisällöissä on.
Poikkeuksetta kokouspakettien hinnat on ilmoitettu ALV:n kanssa. Koska kokouspaketit pitävät sisällään asioita eri alv-luokista (14 % ja 24 %) on täysin mahdotonta laskea itse tarkasti, mikä arvonlisäveroton hinta on. Tarjouksissa ei ole aina edes ilmoitettu sisältääkö palvelun hinta arvonlisäveron vai ei, saati käytettävää verokantaa. Suuri osa kokouskaupasta tehdään varmasti yritysten kanssa, mutta ainakaan minulle ei ole koskaan selvinnyt miksi kokoustalot eivät ole omaksuneet B2B-kaupan ilmoitustapaa hintojen osalta.
Useista taloista tarjoukset tulevat kahdessa osassa, ihan kirjaimellisesti kahtena eri tarjouksena, tilat ja tarjoilut erikseen. Vaikka palvelut tuottaa eri tahot, miksi niitä ei voi yhdistää tarjoukseen. Pahimmillaan tilojen hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa, kun taas tarjoiluihin on tietenkin alv laskettu jo mukaan. Kaiken huippu on, kun vielä talon oma tekniikan toimija lähettää erikseen oman tarjouksen.
Ei ole myöskään itsestään selvää, että tarjouksessa on laskettuna kaikki pyydetyt palvelut yhteen. Muistan useasti kahlanneeni lukuisia sivuja tarjoustekstiä läpi ja laskeneeni pitkin ja poikin sijoitettuja kuluja yhteen.
Tarjouksien ei pitäisi olla ydinfysiikkaa. Riittää, että siitä selviää, mitä palvelua/tiloja on tarjottu millä ehdoin, mitä palveluun kuuluu (tekniikka, naulakkopalvelut etc.) ja selkeä hinnoittelu tuotteittain sekä koko kokonaisuuden yhteenlaskettu hinta ja ilman sitä arvonlisäveroa.
– Johanna