Mistä on hyvä budjetti tehty?
Satojen budjettien kokemuksella, tässä muutama tärppi kaiken kokoisten ja laisten tapahtumien järjestämiseen:
A. Ole ajoissa liikkeellä
Mitä aikaisemmin olet liikenteessä budjetoinnissa, sitä ennemmän sinulla on aikaa vertailla hintoja sekä miettiä kokonaisuutta tarkemmin. Nopeat toimitukset maksavat aina enemmän.
B. Ole realisti
Älä kaunistele budjettia. Se, että maailman kaunein ja upein hääpuku maksaa ebayssa 300 dollaria, ei tarkoita sitä, että juuri sinä saat siitä itsellesi muokatun, toimitetun ja istuvan puvun tuolla hinnalla. Hinnat kannattaa ottaa toimittajilta, joilta sinä olet todella ostamassa niitä.
Huomioi myös, että Suomessa on paljon kausituotteita, esim. kukkia, hedelmiä ja kasviksia, joiden hinnat vaihtelevat rajusti kausien mukaan.
C. Laske arvo myös omalle työlle ja ajalle
Aika on rahaa, jopa sinun oma aikasi. Harkitse tarkoin, mitä sinun kannattaa itse tehdä. Jos et ole himoaskartelija, niin 300 hääkarkin valmistaminen saattaa viedä yllättävän kauan arvokasta aikaasi, kun ostamalla valmiina voit saada ne viidessä minuutissa. Tee vain itse sellaisia asioita, joihin sinulla on aikaa ja osaamista.
D. Ole yksityiskohtainen
Mitä yksityiskohtaisempi budjetti on, sitä vedenpitävämpi se on. Puolen vuodenkin jälkeen muistat mitä olit tarkoittanut, kun rivit on eritelty. Esim. pilko somistuskulut sen sisältämiin elementteihin; kukat, maljakot, servetit etc – eikä vain yksi könttä. Budjetin muokkaaminen on jatkossakin helpompaa, kuin kulut on yksilöity.
E. Merkitse muistiin, mistä hinta on saatu
Tilaisuuden toteuttamisprosessi on pitkä, oman muistin tueksi on hyvä merkitä, mistä hintatieto on saatu. Se voi olla jonkun toimittajan nettisivuilta saatu tai silkka arvio. Kun olet tekemässä ostoja, ei tarvitse taas aloittaa alusta ja mietti, minkä toimittajan tuotteita tai palveluita olet budjettia tehdessä tarkastellut.
F. Jätä aina jemmaraha
Aina tulee yllätyksiä ja muutoksia, joihin ei ole varattu rahaa. Pieni jemmaraha ei ole pahitteeksi. Mikäpä sen mukavampaa kuin budjetin alittaminen, jos kaikki kuitenkin menee suunnitellusti.
G. Huomioi piilokulut
Muista huomioida budjetissa toimituskulut, laskutuskulut sekä muut piilokulut. Muista, että sekin on kulu, että ajat pitkin kaupunkia haalien tavaroita.
H. Kaikkea ei voi saada – priorisoi
Aloita tekemällä inhorealistinen budjetti, jossa on kaikki mitä olet ikinä halunnut. Budjetin loppusumma ei todennäköisesti kestä katsetta, joten aloita karsiminen – säästä ne budjettirivit mitkä ovat todella tärkeitä.
I. Seuraa kuluja
Se ei riitä, että teet projektin alussa yksityiskohtaisen budjetin. Päivitä toteutuneita kuluja projektin kuluessa. Näin myös säästät omia hermoja, kuin ei tarvitse etsiä kaikkia lippuja ja lappuja vasta tilaisuuden jälkeen.
Budjetointi on yksi niistä lajeista, joita oppii vaan tekemällä, mutta hyvällä pohjatyöllä onnistut varmasti. Tässä yksi malli hääbudjetista, jolla pääset varmasti alkuun ja jota voit muokata omaan tilaisuuteesi sopivaksi.
Budjettipohja – Mintun ja Villen häät
– Johanna & Kaisa