Nopeus on valttia – ostamisessakin

Alalla kuin alalla puhutaan, että ostojen päätöksenteko on hidastunut ja niihin varattu ajanjakso on lyhentynyt entisestään. Ostaja ei varaa aikaa itse ostamiseen. Monella alalla tämä ehkä vielä onnistuukin, mutta tapahtuma-alalla asia menee sitä vaikeammaksi, mitä vähemmän aikaa on.

UT_Nopeus

Jos alkaa huhtikuussa soittelemaan isolle porukalle kesäjuhlapaikkaa –  perjantaille tai lauantaille ennen lomia, on erittäin hyvää tuuria matkassa, jos sopiva venue löytyy. Myös kovimmat juontajat, artistit ja bändit on buukattu jo alkuvuodesta.

Jos halutaan saavuttaa tietynlaista fiilistä, on ikävää, että joudutaan tekemään kompromissejä, että ennakkotuotantoon ei ole aikaa varattu. Pelkästään tarjousvaihe vie väkisinkin vähintään muutaman viikon briiffaamisesta itse toimiston valintaan.

Jos tiedät jo nyt, että tarjouskilpailun kanssa ei pystytä olemaan ajoissa, tee mielummin ennakkovarauksia, koska tilaksi tai hittiartistiksi ei voi kukaan toimisto muuttua.

Nopeapäätöksistä uutta vuotta toivottaen
Johanna & Kaisa

Vieraskirjoitus: 5 tärkeintä kysymystä, kun suunnittelet tapahtumaa

Vieraskirjoittajana Suvi Joensivu, Venuu

Ennen kuin lähdet järjestämään tapahtumaa, mieti vastaukset ainakin näihin viiteen kysymykseen.

Cafe Kokko

Cafe Kokko

  1. Miksi tapahtuma järjestetään?

“Miksi?” on ehdottomasti tapahtumajärjestäjän tärkein kysymys. Ennen kuin ryhdyt suin päin järjestelyhommiin, on hyvä pysähtyä miettimään, miksi tämä tilaisuus oikeastaan pidetään. Jos et keksi vastausta, tapahtuman tarpeellisuutta voi olla hyvä hieman kyseenalaistaa.

2. Mikä on tapahtuman päämäärä?

Kun tapahtuman syy on selvillä, pohditaan, mitä sillä halutaan saavuttaa – eli mikä on tapahtuman päämäärä. Jos esimerkiksi yritys järjestää kick-offin, on päämääränä ehkä henkilökunnan sitouttaminen ja innostaminen. Tällä on valtava vaikutus järjestelyihin.

3. Miten tapahtuma järjestetään ja miten päämäärä saavutetaan?

Järjestelyiden pitää tukea tilaisuudelle asetettua päämäärää. Jos päämääränä nyt olisi sitouttaminen ja innostaminen, pitää miettiä, miten se todella saavutetaan. Jos kaipaat ideoita, voit kurkata vaikka täältä. Lisäksi voi miettiä, mikä olisi parasta, mitä tilaisuudessa voisi tapahtua.

  1. Kenelle tapahtuma järjestetään?

Keitä tapahtumaan on osallistumassa? Minkälainen on tilaisuuden yleisö? Tapahtumajärjestäjän täytyy joskus unohtaa omat suosikkinsa ja asettua osallistujien saappaisiin: mitä osallistujat odottavat ja haluavat, mikä heitä kiinnostaa ja miten heidät voisi yllättää.

5. Missä tapahtuma järjestetään?

Tapahtumatilalla on iso merkitys tapahtuman onnistumiselle. Huono tilavalinta pahimmillaan pilaa hienot järjestely tai koko tapahtuman. Lisäksi osallistujat tekevät tulkintoja tilavalinnasta – tila on yksi osa tapahtuman sanatonta viestintää. Lisäksi tilan pitää olla sopivan kokoinen, sopivalla sijainnilla ja sopivan hintainen. Mutta ei huolta, täydellisiä tapahtumatiloja voi etsiä esimerkiksi täältä.

Kun vastaukset näihin kysymyksiin ovat selvillä, ollaan valmiita siirtymään järjestämisvaiheeseen. Jos kaipaat tapahtuma-ammattilaisten tukea järjestelyissä tai lisäkäsiä, muista, että apua on tarjolla!

Vieraskirjoittajana Suvi Joensivu, Venuu
Venuu.fi: Juhla-, sauna- ja kokoustilat helposti netistä

Suuntaa katseesi Kööpenhaminaan

Tuotimme keväällä Kööpenhaminassa ison tapahtuman. Oi, miten virkistävää se oli. Jos tuntuu että oma esimerkiksi vuosittainen tapahtumaa junnaa paikoillaan, kannattaa suunnata Tanskaan. Lentoja on useita päivässä, joiden hintataso on suht edullinen. Kaupunki on kompakti, joka tekee liikkumisen hyvin helpoksi ja nopeaksi.

Päällimmäisenä mieleen jäi uskomattoman hyvä palvelu. Mikään ei ikinä ollut ongelma ja viime hetken pyynnötkin järjestyivät. Venueiden yhteyshenkilöt olivat myös oikeasti paikalla tapahtuman aikana ja auttoivat jos jonkinlaisessa puuhassa täysin oma-aloitteisesti.

DR Konserthuset

                                                                           DR Konserthuset

Kaikkien kolmen käyttämämme venuen henkilökunta oli hyväntuulista, joustavaa, rentoa ja ammattimaista. Oli oikein ilo asioida heidän kanssaan. Suomessa usein saat päivystyksen numeron ja korkeintaan yhteyshenkilösi tulee kysymään keikan jälkeen miten meni. Tällä saralla Suomessa on monella tapahtumapaikalla paljon opittavaa.

Toiseksi, ruoka oli fantastista, kaupunkia ei turhaan tituleerata Skandinavian ruokapääkaupungiksi. Buffasta ja pubiruoasta lähtien kaikki oli kauniisti ja modernisti aseteltua. Ruoan hintataso ei ole niin kallis kuin siitä oleva mielikuva. 25 % arvonlisävero tekee toki turistille kaupungista kalliimman. Alkoholi myydään useassa paikassa paketteina, ns. tuntiperusteisesti, joka loppasuisen porukan kanssa on jo iso säästö verrattuna Suomeen. Liberaali alkoholipolitiikka on myös virkistävää sääntely-Suomeen verrattuna.

CPH Street Food hodari-annos
CPH Street Food -hodariannos

Venue scouting ei ole ikinä ollut yhtä juhlaa. Toinen toistaan upeampia paikkoja tuli eteen. Vaihtoehtoja oli paljon, joko täysin valmiita venueita tai tyhjiä halleja, johon rakentaa kaikki mielensä mukaan. Kaupunki ei todellakaan vain rajoitu Tivolin, Strögetin ja Nyhavnin välimaastoon.

Me olimme onnekkaita ja pääsimme DR Konserthusetiin, joka valittiin tänä vuonna Tanska parhaaksi tapahtumapaikaksi. Vaikka vierailijaryhmä on iso, kaupungin hotellivalikoimasta löytyy vaihtoehtoja, johon saa useammankin sadan porukan saman katon alle.

Jos mielit Köpikseen keikalle, täällä on kaksi tuottajaa heti valmiina lähtemään projektiin mukaan.

Millaisia kokemuksia sinulla on ulkomaan keikoista?

Pikkujouluvinkkejä – 3 x B -kaava

Kun kesälomat on nyt vietetty, on firman seuraava tärkein steppi tietenkin pikkujoulut. Pikkujouluihin useimmiten pätee kaava 3 x B = baari, buffa ja bändi. Ohessa pari vinkkiä onnistuneisiin pikkujouluihin.

Älä pakota ketään pukeutumaan

Toisten mielestä teemapukeutuminen on huisin hauskaa, mutta useimmille se on yhtä piinaa. Anna siis tilaa omille päätöksille, eli kaikki tulkoon paikalle kuten haluavat. Voit varata mahdollisuuden oman asun tuunaamiseen paikan päällä. Se juroinkin saattaa lämmetä teemaan, kun saa toisen glögin. Kaikille pakolliset hassut leikit menee samaan kategoriaan pukeutumisen kanssa.

Ei vahvoille

Suomalainen saa itsensä tarpeeksi humalaan miedoillakin juomilla, joten jätä vahvat pois baarimenusta. Ja baariin aina vettä tarjolle. Ehkä joku on viisastunut aikaisemmasta ja muistaa nauttia sitäkin välillä. Vaikka vahvoja ei olisikaan, pikkujouluissa sattuu ja tapahtuu. Oman mielenrauhasi vuoksi varmista ensiapu ja järjestyksenvalvonta.

Tarjoile hyvää ruokaa ja heti

Pikkujouluihin tullaan useimmiten vatsat kurnien ja notkuvasta buffapöydästä haaveillen. Tarjoile ruokaa mahdollisimman pian. Huolehdi, että ruoan saanti tapahtuu helposti – kukaan ei tykkää jonottamisesta. Varmista, että ruoka on laadukasta ja jotain perinteistä poikkeavaa. Ruoalla ei tarvitse kikkailla, mutta graavilohet on jo niin syöty.

B = bändi

Hyvä bändi tai DJ on aina varma valinta, koska porukalla on aina tanssikengät mukana. Ja kyllä, se coverbändikin tarvitsee äänentoiston ja miksaajan.

Less is more

Ihmiset tulevat pikkujouluihin viihtymään ja nauttimaan toistensa seurasta. Tee kolme B:tä kunnolla ja mieti vasta sitten muuta ohjelmaa tai tapahtumaelementtejä. Jos rahat ovat tiukassa, ei buffakukkien tai firman logollisten servettien puuttumista huomaa kukaan.

Onko sinulla hyväksi havaittuja pikkujouluvinkkejä?

Kuka, mihin ja mistä – alan henkilöstöuutisia

 

Pade Parkkonen on aloittanut Eastway Livellä tuottajana. Tehtävään Pade siirtyi Bright Finland:lta.

Management Event Studiolla on aloittanut projektijohtajana Ilkka Sandström sekä tuotantopäällikkönä Sabina Nerdrum.

ROOF Productionsin uutena tuottajana on aloittanut Santtu Laine.

Marko Nykänen on aloittanut RMC:llä AV-teknikkona.

Tuomas Lappalainen on siirtynyt Wanhasta Satamasta myyntipäälliköksi Helsingin Messukeskukseen.

Woltti Groupissa on aloittanut tuottajana Rolando Camilo, account directorina Jani Leskinen ja sales managerina Patricia Frösén.

Unelmatuotanto täyttää vuoden

Viestintäviraston domain-lasku muistutti, että blogi on nyt ollut vuoden pystyssä. Menneeseen vuoteen on liittynyt blogin starttaamisen lisäksi muutama muu hieman isompi mullistus. Kaisa on opetellut päiväkotiarjen ja työn yhdistämistä. Johanna taas asumista kahdessa eri maassa.

Blogin kirjoittaminen ei ole onnistunut sillä vauhdilla, kuin olisimme toivoneet. On vain pakko myöntää itselleen, että tapahtumien tekeminen on ajoittain rankkaa työtä, eikä kirjoittamiseen ole riittänyt paukkuja. Koska ei olla enää kaksikymppisiä, keikoista ei parin tunnin unilla palauduta. Puhumattakaan viikon ulkomaan vedoista. Toipumiseen tarvitaan kaksi.

Kävimme kesällä yhdistetyllä työ- ja lomamatkalla Ibizalla, josta saadut D-vitamiinivarastot toivottavasti auttavat palauttamaan tiuhemman päivitystahdin. Reissu oli muutenkin kuin vain säiden osalta onnistunut. Kasa hyviä ideoita ja ajatuksia tuli mukaan Suomeen sekä yksi valmis konsepti erästä kilpailutusta varten.

Erityisen iloisia olemme olleet teidän yhteydenotoista blogiin liittyen. Facebook-sivuillamme olemme halunneet jakaa alan työpaikkoja. Näistä olemme saanet paljon vinkkejä. Toivottavasti myös olemme voineet olla apuna hyvien tekijöiden löytämisessä. Muutenkin kaikki vinkit hauskoista keikkajutuista, toteutuksista kuin henkilöstöuutisista, ovat meille erittäin tervetulleita.

Hyvää syyskauden avausta kaikille!

Johanna & Kaisa

Kuka, mihin ja mistä – alan henkilöstöuutisia

OSG MarComin uusi toimitusjohtaja on Antti Asumaa, joka siirtyi tehtävään Pulp Agency:sta

Teppo Heikkinen aloitti huhtikuussa Lataamon toimitusjohtajana. Heikkinen siirtyi tehtävään konsulttiyhtiö Mercuri Internationalista.

Superson luovaksi johtajaksi on nimitetty Anssi Järvinen. Järvinen on aiemmin toiminut SEK & Grey luovana johtajana.

Sanna Koljonen on aloittanut Factor Novan Account Managerina.

Onko Eventon palkinto tarpeeksi haluttu?

Maaliskuussa jaettiin toisen kerran Evento-lehden palkintoja tapahtuma-alalle. On hienoa, että alan osaamista tuodaan esille varsinkin nyt, kun ala on nosteessa. Tunnustusten jakaminen parhaista töistä kiinnittää huomion alaan ja nostaa esiin osaajia. Harmillista on, että alalla mietitään onko Evento-lehti kaupallisena tahona uskottava kilpailun järjestäjä, mutta kuka muu ottaisi vastuun projektista.

Tuomariston valitsemalta short-listalta puuttui alan tekijöitä, jotka ovat viime vuonna tehneet todella makeita tuotantoja, mutta jotka eivät syystä tai toisesta halunneet osallistua kilpailuun. Kilpailuun oli tänä vuonna ilmoitettu alle 70 työtä. Toivottavasti kilpailu ei ole kuihtumassa kasaan, vaan sen sijaan kasvamassa koko alaa kiinnostavaksi kilpailuksi.

Säännöt ja kriteerit selväksi

Kehittyäkseen kilpailu vaatii terävöittämistä ja avoimuutta. Ennen kaikkea kilpailu tarvitsee selkeät säännöt ja kriteeristön eri palkintokategorioille. Kysyimme näitä Eventolta, mutta niitä ei ollut saatavilla.

Markkinoinnin alan palkintojen, kuten Grand One ja Vuoden Huiput –kilpailujen, säännöt ovat selkeät ja eri kategorioiden arvostelun perustat ovat kaikkien näkyvillä. Kun nämä ovat kunnossa, toimistot tietävät mitä tuotantoja laittavat ehdolle eri kategorioihin. Tapahtuma voi olla onnistunut niin monella eri tapaa. Miten tuomaristo voi vertailla töitä, jos heillä ei ole selkeää yhtenäistä linjaa mitä osa-alueita arvioidaan ja painotetaan?

Ovatko kategoriat oikeat?

Lukijoiden valitsemat kategoriat mm. catering, puhuja ja juontaja ovat täysin paikallaan, mutta onko esimerkiksi b2c ja b2b –tapahtumien erottelu tarpeen? Tapahtumia tehdään aina ihmisille ja heidän kohtaamistaan varten. Sillä ei ole esimerkiksi väliä, tehdäänkö messuosasto kuluttaja- vai ammattimessuille, kunhan osasto on viimeisen päälle mietitty ja toteutus onnistunut.

Supersonin kuluttajatapahtumasarjan Neste Oil Rally on varmasti ollut iso ponnistus tuotannollisesti. Vaikka paikalle ei olisi saapunut yhtäkään katsojaa, on tapahtuman pystyyn saaminen palkinnon arvioinen suoritus haastavana toteutuksena.

Lisää avoimuutta ja lisää huomiota voittajille

Kilpailuun osallistuvista töistä jokainen toimisto tekee esittelyvideon. Laadukkaan videon tuotantokustannukset liikkuvat tuhansissa euroissa. Silti näitä videoita ei tuomariston lisäksi muut pääse näkemään. Se on sääli, sillä puuttuva avoimuus lisää spekulointia, joka vie voittajilta heidän ansaitsemaansa huomion ja näkyvyyden. Toimistojen pitää kokea panostus kannattavaksi ja voitto arvokkaaksi.

Mitä haluttavampi kilpailussa saatu tunnustus on, sitä parempia töitä kilpailuun ilmoitetaan. Jos työsi pärjää sarjassa, jossa on mukana kaikkien toimistojen parhaimmisto, on se merkki omasta kovasta tasosta ja onnistumisesta.

Vaikka meillä ei ole toimistoa millä kilpailuun osallistua, toivomme, että tästä kilpailusta tulee koko alan toimijat kokoava juttu, jonka palkintoa niin toimistot kuin asiakkaatkin janoavat.

– Johanna & Kaisa

Somista sähköisesti

Sähköiset pinnat on mitä kätevimpiä luomaan tunnelmaa, jota on helppo ohjata tai vaihdella vaikka minuutin välein. Pelkät pinnat eivät tietenkään riitä, vaan sen rinnalla kannattaa valjastaa taitava sisällöntuottaja. 2D- tai 3D-animaatioilla, mappauksilla ja videoilla saa aikaan elämyksiä vierailleen. RMC:n Open Housessa esiteltiin ratkaisuja, joilla omassa tilaisuudessa voi säväyttää.

RMC_Spagetti

Kuva: RMC

Perinteisen kantikkaan valkokankaan sijasta erilaisilla muodoilla ja materiaaleilla saadaan luotua personaallisen mallisia pintoja.

RMC_lava

Kuva: RMC

Lavan taustalla voi käyttää erilaisia muotoja tai jakaa screenit useaan osaan käytässä olevalle pinnalle.

RMC_Screenit

Kuva: RMC

Sähköiset pinnat mahdollistavat myös erilaisten muotojen ja isompien kokonaisuuksien rakentamisen. Sisältö voi olla niin tunnelmaa, liikettä kuin infoa.

RMC:n valikoimaan ja osaamiseen voi tutustua osoitteessa www.rmcoy.fi

– Johanna