Suunnittelu

Mitä hauska baari-ilta maksaa?

Erilaisten HR kemujen budjetointiin vinkiksi: hyvän tavoitebudjetin saa aikaiseksi, kun miettii hauskan baari-illan kuluja.

Oletetaan, että äitisi heittää sinut kaupunkiin. Et maksa hänelle mitään (0€). Tapaatte kavereiden kanssa hotellin aulabaarissa skumpalla (12€). Täältä siirrytte taksilla ravintolaan syömään (8€ ).

Nautitte kolmen ruokalajin loistavan illallisen (56€), jonka huutelet alas pullollisella viiniä ja wichyllä (40€). Koska ilta vaikuttaa hauskalta, otat vielä kahvin + avecin (14€).

Taas taksi alle (8€) ja kohti stand up –iltaa. (35€). Narikka ei tietenkään kuulu hintaan (3€). Täällä juot pullon vettä (3,50€), 2 siideriä (16€). Hauska meininki jatkuu Kallessa (3€), jossa ilta tarvitsee jo pari shottia (16€). Tinakenkätytön jälkeen hoipertelette yhdessä vielä kerrosaterialle, jonka otat isona ja pirtelön päälle (11€). Taksijonossa pokaat jonkun, joka onneksi maksaa taksin, tämän kuljetuksen voi siis laittaa eri budjettiin.

 Kaiken kaikkiaan rahaa paloi 225,50€ sis. Alv. / henkilö.

Oletko jo tavannut Pahan?

Suomen tapahtumablogitaivaalle on ilmestynyt uusi alaa pöllyyttävä bloggari, Paha Tuottaja. Pahan jutuista inspiroituneena innostuimme kehittämään aloittelevan tapahtuma-alan yrittäjän yritystekstigeneraattorin, jotta copyyn korvamerkityt rahat voi käyttää vaikka pleksitelineiden tai kappakankaan hankintaan.

Tämä on vielä beta versio. #digitalist tilataan tietysti söpöstelemään tämä.

(Yrityksen nimi) on johtava/luova /innovativinen/strateginen tapahtuma-/tapahtumamarkkinointi-/kohtaamis-/elämys- /f2f-/ p2p-/h2h-toimisto, joka suunnittelee ja tuottaa kokemuksellisia/tuloksellisia/erilaisia/tavoitteellisia/täysin erilaisia/isoja ja pieniä/tehokkaita/mitattavia/innovatiivisia (voi valita useamman) tapahtumia/kohtaamisia/toteutuksia/elämyksiä.

Olemme tuottaneet XX kpl (hieman liioteltu luku, muista että yksi promootiopäivä on yksi tapahtuma) tapahtumaa XX kpl maassa. Olemme innostuneita/kokeneita/ammattitaitoisia/luovia/vastuullisia ammattilaisia.

Ja loppuun kannattaa vielä valita joku iskevä persoonallinen iskulause, esim.

Kaikki tuotannot avaimet käteen-toteutuksella/räätälöitynä sinulle!
Kaikki palvelut yhden katon alta.
Autamme sinua kohtaamaan asiakkaasi elämyksellisesti.

Lue Pahan tuottajan ajatuksia alasta www.pahatuottaja.com

WOW, VAU ja jotain aivan erityistä

Kuinka usein sinulta on tilattu tai olet sortunut tilaamaan jotain täysin erilaista, uutta, ennennäkemätöntä tai uniikkia? Usein tämä mystinen tilaus on yhdistetty hyvin vaatimattomaan toteutusbudjettiin tai puhumattakaan, että konseptista tai ideasta maksettaisiin jotain.

Olemmekin miettineet erilaisia DIY WAU -konsepteja, joita saa lainata täysin vapaasti ja veloituksetta.

 

Wow

  1. WOW tai WAU-kyltti

Tilaa kapalevy tai a-opaste, jossa tarroitettuna sana WAU ja sijoita se keskeiselle paikalle. Jos raha on tiukassa, A3-arkki käsinkirjoitettuna pleksitelineessä käy myös hyvin. Jos haluat oikein hullutella, tilaa ikioma WOW-rollup.

  1. Maalaa valolla

Osta varastoosi pari heikkotasoista ledilättyä ja maalaa pintoja firman brändiväreillä. Tulos on varmasti ikimuistoinen ja kasvattaa vuoren varmasti ROI:ta.

  1. More is more -brändäys

Älä turhaan säästele logon käytössä. Tuskin vieraat tietävät kenen tilaisuuteen ovat tulossa, joten hämmästytä heidät logon yliannostuksella. Muista ainakin pop-up -seinät ja brändätyt servetit. Mikä sen luovempaa kuin brändätä vaikka saippuat ja muut vessasomisteet.

  1. Buukkaa nimetön yllätysesiintyjä

Kaikki yllättyy varmasti – ja on kaikille budjeteille sopiva vaihtoehto.

Listalle otetaan mielellään lisäideoita. Tägätkää somessa omat ideanne #unelmatuotanto.

Parhaat asiat ovat ilmaisia

Kaiken ei tarvitse maksaa maltaita, ei välttämättä yhtään mitään. Tapahtumissa usein kompastutaan asioihin, mitä pidetään itsestäänselvyytenä. Tässä pari esimerkkiä joihin olemme viime aikoina itse törmänneet.

A-B-C – vai miten se menikään?

Äskettäin kävimme tapahtumassa, jossa rekisteröintipisteen host oli enemmän kuin pihalla, koska vieraat olivat sotkeneet badget.

Mikään ei ärsytä niin paljon kuin jonottaminen. Huolehdi, että rekisteröinnissä badget ovat selkeästi aakkosjärjestyksessä. Parhaaseen tulokseen tulee, kun rekisteröintihenkilökunta laittaa itse badget paikoilleen, jolloin logiikka tulee heille tutuksi. Päätä etukäteen nappaavatko vieraat omat nimikorttinsa vai jakaako henkilökunta ne.

Isännät ja emännät paikoilleen

Olimme vieraana yrityksen tilaisuudessa, josta olemme ostaneet yhtä sun toista vuosia. Tilaisuus ei ollut järin iso, mutta missään vaiheessa tilaisuutta kukaan isännistä ei tullut meitä jututtamaan. Sisääntulossa ei myöskään ollut ketään ottamatta vastaan.

Mikään ei ole sen parempaa ja mukavampaa liidinkeräystä, kun käydä jututtamassa asiakkaita omassa tilaisuudessa. Voittaa varmasti kylmäsoitot. Varmista, että joku yrityksen omista kasvoista on sisäänkäynnillä sanomassa moikat sekä tullessa että lähtiessä. Tee mieluimmin rautalangasta väännetyt ohjeet, kuin oletat että kaikki osaavat isännöidä.

hashtag-1084519_1920Pelkkä hashtag ei riitä

Meille on muodostunut tavaksi seurata tapahtumien hastagejä, koska kaikilla tapahtumilla on nykyään oma hashtag. Hastagien käyttäminen on hyvin sekalaista.

Valitse vain yksi virallinen tunniste ja mahdollisimman yksinkertainen sellainen. Ei siis firman-nimi-tapahtuman-nimi-vuosiluku-hashtagiä.

Jotta sisältöä tulee ja paljon, laita hashtag hyvin esille. Hyödynnä kaikki materiaalit ja pinnat tapahtumassa. Aloita sen rummuttaminen jo hyvissä ajoin.

Aseta aina tavoitteet, kuinka monta twiittiä tai Insta-kuvaa tapahtumasta haluat? Ainakin oman porukan tulee käyttää sitä ja useasti. Jos kirjallinen ilmaisu tuottaa vaikeuksia omalle porukalle, suosikaa kuvia.

Kilpailutatko tapahtumatoimiston vai tuotantotiimin?

Onko sinulle tärkeämpää valita tapahtumatoimisto vai sopiva tuottaja ja tuotantotiimi? Toimisto kuin toimisto kertoo sivuillaan komeista referensseistään, keikkojen määristä ja mitä he osaavat tehdä. Referenssit, mainostekstit ja myyjien vakuuttelut kertovat lopulta todella vähän. Kaikki myyvät juuri sinulle räätälöityjä avaimet käteen -ratkaisuja.

Valitse tuotantotiimi huolella

Voiko oikea kumppani löytyä perinteisen kilpailutuksen kautta? Vai pitäisikö mahdolliset tapahtuman tuotantoon osallistuvat pyytää lasilliselle ja arvioida ehdokkaiden sopivuus paitsi tiedon myös intuition avulla? Lähes kaikki tuotantotiimin jäsenet tulevat olemaan tuotannon aikana kuin työkavereitasi ja tiimin jäseniä. Minkälaisen tiimin tarvitset ja valitset?

Tuottajan tai tuotantotiimin ammatillinen osaaminen on tietenkin tärkeää. Isossa roolissa on kuitenkin myös se, miten tuottaja itse suhtautuu kyseiseen tuotantoon tai teihin yrityksenä sekä mitkä ovat hänen työskentely- ja kommunikointitapansa. Löytyykö teillä yhteinen sävel ja ajatus tekemisestä?

Haluatko haastajan vai hyssyttelijän?

Ostamisessa on hyvä tuntea itsensä ja se, minkälaista tyyppiä tarvitsee. Haluatko, että tuottaja tekee toiveet kyseenalaistamatta vai haluatko enemmän sparraajan ja haastajan? Tarvitsetko välillä henkistä tukea tuotannon aikana? Tai kylmähermoista ratkaisijaa, joka löytää tilanteessa kuin tilanteessa toisen vaihtoehdon? Tuotantotiimin pitää täydentää sinun heikkoja kohtia.

Seuraavan kerran kun kilpailutat, ota riski ja lähde treffeille.

Kirjoitus on julkaistu alun perin venuu.fi blogissa.

Mikä on alan uusi musta 2016?

Tammikuu on laihduttamisen, treenivinkkien ja muun itsensä huijaamisen kulta-aikaa. Myös alan kun alan ja aihepiirin tulevat trendit on listattu tarkasti lehtien ja blogien palstoilla. Mekin haluamme olla edes hetki oman elämämme futuristeja ja katsoa kristallipallosta mistä alalla tänä vuonna puhutaan ja miltä tapahtumat näyttää. Tai mitä ainakin toivoisimme näkevämme.

Trendikästä olla trenditön 

Toivomme, että isoin trendi tälle vuodelle on, että ei ole trendejä tai ettei niitä orjallisesti seurata. Kaikkien tapahtumien ei tarvitse olla samanlaisia, näyttää samalta, olla interaktiivisen digitaalisia personoituja monikanavaisen upeita ja mitä näitä muita jargoneja olikaan. Tämän vuoden ehdoton trendi on keskittyä tekemään oman näköistä, oivaltavaa ja rohkeaa juttua. Niitä juttuja mitkä oikeasti muistetaan.

Pantonen näkemys vuoden 2016 mustasta.

Pantonen näkemys vuoden 2016 mustasta.

Entisestään kasvava Slush-viikko

Slush itsessään ei ole Suomessa kasvamassa, mutta tapahtuman ympärillä oleva viikko tulee olemaan varmasti komeampi kuin koskaan. Suomesta ei varmasti montaa yritystä enää löydy, jotka eivät hyödynnä viikon tuomaa hypeä. Tapahtumatilat vain tuntuvat loppuvan kesken.

Firmojen sisäinen yrittäjyys

Vaikka toivommekin, että trendinä olisi olla trenditömyys. Uskomme, että tänä vuonna monessa briifissä haluataan löytää henkilökunnan sisäinen yrittäjyys. Erilaisten hackathon / start up / luova workshop päivien kautta kaivetaan uusia ideoita esiin.

Taiteellinen johtaja

Taiteellinen johtaja on tuttu titteli lähinnä design taloista tai kulttuuritapahtumista, mutta nyt ajatus on ilmeisesti rantautunut myös muihin tapahtumiin. Sinänsä positiivista, että vihdoin ymmärretään suunnittelun tärkeys, mutta mielenkiintoista on nähdä kuinka pitkälle taiteellinen johtaja haluaa vaikuttaa tuotantoon.

Helsingin uudet venuet

Jätkäsaaren avattava hotelli Clarion on myynyt ei-oota syksyn parhaille päiville jo pitkään. Uusi iso tapahtumatila on todella tervetullut lisäys Helsingin venuevalikoimaan. Jännittävää nähdä millainen kokonaisuus lokakuussa avattava hotelli- ja kokouskeskus on.

Jotain ihan muuta on rakentumassa Hernesaareen. Jasper Pääkkönen ja Antero Vartia rakennuttavat sauna- ja ravintolakeitaan. Löyly on varmasti tämän vuoden puhutuin kesäkekkeripaikka.

Löyly rakentuu Hernesaareen. Kuva: Avanto Arkkitehdit Oy

 

 

 

Vieraskirjoitus: 5 tärkeintä kysymystä, kun suunnittelet tapahtumaa

Vieraskirjoittajana Suvi Joensivu, Venuu

Ennen kuin lähdet järjestämään tapahtumaa, mieti vastaukset ainakin näihin viiteen kysymykseen.

Cafe Kokko

Cafe Kokko

  1. Miksi tapahtuma järjestetään?

“Miksi?” on ehdottomasti tapahtumajärjestäjän tärkein kysymys. Ennen kuin ryhdyt suin päin järjestelyhommiin, on hyvä pysähtyä miettimään, miksi tämä tilaisuus oikeastaan pidetään. Jos et keksi vastausta, tapahtuman tarpeellisuutta voi olla hyvä hieman kyseenalaistaa.

2. Mikä on tapahtuman päämäärä?

Kun tapahtuman syy on selvillä, pohditaan, mitä sillä halutaan saavuttaa – eli mikä on tapahtuman päämäärä. Jos esimerkiksi yritys järjestää kick-offin, on päämääränä ehkä henkilökunnan sitouttaminen ja innostaminen. Tällä on valtava vaikutus järjestelyihin.

3. Miten tapahtuma järjestetään ja miten päämäärä saavutetaan?

Järjestelyiden pitää tukea tilaisuudelle asetettua päämäärää. Jos päämääränä nyt olisi sitouttaminen ja innostaminen, pitää miettiä, miten se todella saavutetaan. Jos kaipaat ideoita, voit kurkata vaikka täältä. Lisäksi voi miettiä, mikä olisi parasta, mitä tilaisuudessa voisi tapahtua.

  1. Kenelle tapahtuma järjestetään?

Keitä tapahtumaan on osallistumassa? Minkälainen on tilaisuuden yleisö? Tapahtumajärjestäjän täytyy joskus unohtaa omat suosikkinsa ja asettua osallistujien saappaisiin: mitä osallistujat odottavat ja haluavat, mikä heitä kiinnostaa ja miten heidät voisi yllättää.

5. Missä tapahtuma järjestetään?

Tapahtumatilalla on iso merkitys tapahtuman onnistumiselle. Huono tilavalinta pahimmillaan pilaa hienot järjestely tai koko tapahtuman. Lisäksi osallistujat tekevät tulkintoja tilavalinnasta – tila on yksi osa tapahtuman sanatonta viestintää. Lisäksi tilan pitää olla sopivan kokoinen, sopivalla sijainnilla ja sopivan hintainen. Mutta ei huolta, täydellisiä tapahtumatiloja voi etsiä esimerkiksi täältä.

Kun vastaukset näihin kysymyksiin ovat selvillä, ollaan valmiita siirtymään järjestämisvaiheeseen. Jos kaipaat tapahtuma-ammattilaisten tukea järjestelyissä tai lisäkäsiä, muista, että apua on tarjolla!

Vieraskirjoittajana Suvi Joensivu, Venuu
Venuu.fi: Juhla-, sauna- ja kokoustilat helposti netistä

Pikkujouluvinkkejä – 3 x B -kaava

Kun kesälomat on nyt vietetty, on firman seuraava tärkein steppi tietenkin pikkujoulut. Pikkujouluihin useimmiten pätee kaava 3 x B = baari, buffa ja bändi. Ohessa pari vinkkiä onnistuneisiin pikkujouluihin.

Älä pakota ketään pukeutumaan

Toisten mielestä teemapukeutuminen on huisin hauskaa, mutta useimmille se on yhtä piinaa. Anna siis tilaa omille päätöksille, eli kaikki tulkoon paikalle kuten haluavat. Voit varata mahdollisuuden oman asun tuunaamiseen paikan päällä. Se juroinkin saattaa lämmetä teemaan, kun saa toisen glögin. Kaikille pakolliset hassut leikit menee samaan kategoriaan pukeutumisen kanssa.

Ei vahvoille

Suomalainen saa itsensä tarpeeksi humalaan miedoillakin juomilla, joten jätä vahvat pois baarimenusta. Ja baariin aina vettä tarjolle. Ehkä joku on viisastunut aikaisemmasta ja muistaa nauttia sitäkin välillä. Vaikka vahvoja ei olisikaan, pikkujouluissa sattuu ja tapahtuu. Oman mielenrauhasi vuoksi varmista ensiapu ja järjestyksenvalvonta.

Tarjoile hyvää ruokaa ja heti

Pikkujouluihin tullaan useimmiten vatsat kurnien ja notkuvasta buffapöydästä haaveillen. Tarjoile ruokaa mahdollisimman pian. Huolehdi, että ruoan saanti tapahtuu helposti – kukaan ei tykkää jonottamisesta. Varmista, että ruoka on laadukasta ja jotain perinteistä poikkeavaa. Ruoalla ei tarvitse kikkailla, mutta graavilohet on jo niin syöty.

B = bändi

Hyvä bändi tai DJ on aina varma valinta, koska porukalla on aina tanssikengät mukana. Ja kyllä, se coverbändikin tarvitsee äänentoiston ja miksaajan.

Less is more

Ihmiset tulevat pikkujouluihin viihtymään ja nauttimaan toistensa seurasta. Tee kolme B:tä kunnolla ja mieti vasta sitten muuta ohjelmaa tai tapahtumaelementtejä. Jos rahat ovat tiukassa, ei buffakukkien tai firman logollisten servettien puuttumista huomaa kukaan.

Onko sinulla hyväksi havaittuja pikkujouluvinkkejä?

Onko Eventon palkinto tarpeeksi haluttu?

Maaliskuussa jaettiin toisen kerran Evento-lehden palkintoja tapahtuma-alalle. On hienoa, että alan osaamista tuodaan esille varsinkin nyt, kun ala on nosteessa. Tunnustusten jakaminen parhaista töistä kiinnittää huomion alaan ja nostaa esiin osaajia. Harmillista on, että alalla mietitään onko Evento-lehti kaupallisena tahona uskottava kilpailun järjestäjä, mutta kuka muu ottaisi vastuun projektista.

Tuomariston valitsemalta short-listalta puuttui alan tekijöitä, jotka ovat viime vuonna tehneet todella makeita tuotantoja, mutta jotka eivät syystä tai toisesta halunneet osallistua kilpailuun. Kilpailuun oli tänä vuonna ilmoitettu alle 70 työtä. Toivottavasti kilpailu ei ole kuihtumassa kasaan, vaan sen sijaan kasvamassa koko alaa kiinnostavaksi kilpailuksi.

Säännöt ja kriteerit selväksi

Kehittyäkseen kilpailu vaatii terävöittämistä ja avoimuutta. Ennen kaikkea kilpailu tarvitsee selkeät säännöt ja kriteeristön eri palkintokategorioille. Kysyimme näitä Eventolta, mutta niitä ei ollut saatavilla.

Markkinoinnin alan palkintojen, kuten Grand One ja Vuoden Huiput –kilpailujen, säännöt ovat selkeät ja eri kategorioiden arvostelun perustat ovat kaikkien näkyvillä. Kun nämä ovat kunnossa, toimistot tietävät mitä tuotantoja laittavat ehdolle eri kategorioihin. Tapahtuma voi olla onnistunut niin monella eri tapaa. Miten tuomaristo voi vertailla töitä, jos heillä ei ole selkeää yhtenäistä linjaa mitä osa-alueita arvioidaan ja painotetaan?

Ovatko kategoriat oikeat?

Lukijoiden valitsemat kategoriat mm. catering, puhuja ja juontaja ovat täysin paikallaan, mutta onko esimerkiksi b2c ja b2b –tapahtumien erottelu tarpeen? Tapahtumia tehdään aina ihmisille ja heidän kohtaamistaan varten. Sillä ei ole esimerkiksi väliä, tehdäänkö messuosasto kuluttaja- vai ammattimessuille, kunhan osasto on viimeisen päälle mietitty ja toteutus onnistunut.

Supersonin kuluttajatapahtumasarjan Neste Oil Rally on varmasti ollut iso ponnistus tuotannollisesti. Vaikka paikalle ei olisi saapunut yhtäkään katsojaa, on tapahtuman pystyyn saaminen palkinnon arvioinen suoritus haastavana toteutuksena.

Lisää avoimuutta ja lisää huomiota voittajille

Kilpailuun osallistuvista töistä jokainen toimisto tekee esittelyvideon. Laadukkaan videon tuotantokustannukset liikkuvat tuhansissa euroissa. Silti näitä videoita ei tuomariston lisäksi muut pääse näkemään. Se on sääli, sillä puuttuva avoimuus lisää spekulointia, joka vie voittajilta heidän ansaitsemaansa huomion ja näkyvyyden. Toimistojen pitää kokea panostus kannattavaksi ja voitto arvokkaaksi.

Mitä haluttavampi kilpailussa saatu tunnustus on, sitä parempia töitä kilpailuun ilmoitetaan. Jos työsi pärjää sarjassa, jossa on mukana kaikkien toimistojen parhaimmisto, on se merkki omasta kovasta tasosta ja onnistumisesta.

Vaikka meillä ei ole toimistoa millä kilpailuun osallistua, toivomme, että tästä kilpailusta tulee koko alan toimijat kokoava juttu, jonka palkintoa niin toimistot kuin asiakkaatkin janoavat.

– Johanna & Kaisa

Somista sähköisesti

Sähköiset pinnat on mitä kätevimpiä luomaan tunnelmaa, jota on helppo ohjata tai vaihdella vaikka minuutin välein. Pelkät pinnat eivät tietenkään riitä, vaan sen rinnalla kannattaa valjastaa taitava sisällöntuottaja. 2D- tai 3D-animaatioilla, mappauksilla ja videoilla saa aikaan elämyksiä vierailleen. RMC:n Open Housessa esiteltiin ratkaisuja, joilla omassa tilaisuudessa voi säväyttää.

RMC_Spagetti

Kuva: RMC

Perinteisen kantikkaan valkokankaan sijasta erilaisilla muodoilla ja materiaaleilla saadaan luotua personaallisen mallisia pintoja.

RMC_lava

Kuva: RMC

Lavan taustalla voi käyttää erilaisia muotoja tai jakaa screenit useaan osaan käytässä olevalle pinnalle.

RMC_Screenit

Kuva: RMC

Sähköiset pinnat mahdollistavat myös erilaisten muotojen ja isompien kokonaisuuksien rakentamisen. Sisältö voi olla niin tunnelmaa, liikettä kuin infoa.

RMC:n valikoimaan ja osaamiseen voi tutustua osoitteessa www.rmcoy.fi

– Johanna