Ajankohtaista

Mitä hauska baari-ilta maksaa?

Erilaisten HR kemujen budjetointiin vinkiksi: hyvän tavoitebudjetin saa aikaiseksi, kun miettii hauskan baari-illan kuluja.

Oletetaan, että äitisi heittää sinut kaupunkiin. Et maksa hänelle mitään (0€). Tapaatte kavereiden kanssa hotellin aulabaarissa skumpalla (12€). Täältä siirrytte taksilla ravintolaan syömään (8€ ).

Nautitte kolmen ruokalajin loistavan illallisen (56€), jonka huutelet alas pullollisella viiniä ja wichyllä (40€). Koska ilta vaikuttaa hauskalta, otat vielä kahvin + avecin (14€).

Taas taksi alle (8€) ja kohti stand up –iltaa. (35€). Narikka ei tietenkään kuulu hintaan (3€). Täällä juot pullon vettä (3,50€), 2 siideriä (16€). Hauska meininki jatkuu Kallessa (3€), jossa ilta tarvitsee jo pari shottia (16€). Tinakenkätytön jälkeen hoipertelette yhdessä vielä kerrosaterialle, jonka otat isona ja pirtelön päälle (11€). Taksijonossa pokaat jonkun, joka onneksi maksaa taksin, tämän kuljetuksen voi siis laittaa eri budjettiin.

 Kaiken kaikkiaan rahaa paloi 225,50€ sis. Alv. / henkilö.

Unelmatuotanto loves Y-tunnus

Marraskuussa 2015 istuimme täydessä koomassa lounaalla kärsien kunnon keikkakrapulasta. Takana oli hektiset 7 päivää, joihin oli mahtunut Slush, Nexterday North, Elisan pikkujoulut ja Elisan Slush Etkot. Luvattiin itsellemme, että ensi syksy on sitten rauhallisempi. Ei mennyt ihan suunnitelmien mukaan.

Johanna on keväästä asti tehnyt Bonnier Booksin kirjamessuosallistumisia niin Turun kuin Helsingin kirjamessuille. Useita osastoja, kymmeniä kirjailijoita, muutama sata ohjelmaa ja tuhansia kappaleita kirjoja. Marraskuussa seuraava projekti onkin Dubaissa tuotantopäällikön roolissa.

Kaisa on keväästä asti ollut mukana Sun Effectsin Slush tuotantotiimissä kumppanituotannon vastaavana tuottajana ja ollut mukana käynnistämässä paria muuta projektia Sun Effectsillä. Nyt kuitenkin seuraavat 2 kuukautta menee Slushiin keskittyen.

Niin kiire ei kuitenkaan ole, ettei lisää tekemistä olisi helppo keksiä. Kesällä Unelmatuotannosta tuli yritys. Vaikka emme ole tehneet markkinointiponnisteluja, teimme syyskuussa ekan oman keikan.

Tästä se lähtee.

hobo-826057_640

 

Oletko jo tavannut Pahan?

Suomen tapahtumablogitaivaalle on ilmestynyt uusi alaa pöllyyttävä bloggari, Paha Tuottaja. Pahan jutuista inspiroituneena innostuimme kehittämään aloittelevan tapahtuma-alan yrittäjän yritystekstigeneraattorin, jotta copyyn korvamerkityt rahat voi käyttää vaikka pleksitelineiden tai kappakankaan hankintaan.

Tämä on vielä beta versio. #digitalist tilataan tietysti söpöstelemään tämä.

(Yrityksen nimi) on johtava/luova /innovativinen/strateginen tapahtuma-/tapahtumamarkkinointi-/kohtaamis-/elämys- /f2f-/ p2p-/h2h-toimisto, joka suunnittelee ja tuottaa kokemuksellisia/tuloksellisia/erilaisia/tavoitteellisia/täysin erilaisia/isoja ja pieniä/tehokkaita/mitattavia/innovatiivisia (voi valita useamman) tapahtumia/kohtaamisia/toteutuksia/elämyksiä.

Olemme tuottaneet XX kpl (hieman liioteltu luku, muista että yksi promootiopäivä on yksi tapahtuma) tapahtumaa XX kpl maassa. Olemme innostuneita/kokeneita/ammattitaitoisia/luovia/vastuullisia ammattilaisia.

Ja loppuun kannattaa vielä valita joku iskevä persoonallinen iskulause, esim.

Kaikki tuotannot avaimet käteen-toteutuksella/räätälöitynä sinulle!
Kaikki palvelut yhden katon alta.
Autamme sinua kohtaamaan asiakkaasi elämyksellisesti.

Lue Pahan tuottajan ajatuksia alasta www.pahatuottaja.com

Mikä on alan uusi musta 2016?

Tammikuu on laihduttamisen, treenivinkkien ja muun itsensä huijaamisen kulta-aikaa. Myös alan kun alan ja aihepiirin tulevat trendit on listattu tarkasti lehtien ja blogien palstoilla. Mekin haluamme olla edes hetki oman elämämme futuristeja ja katsoa kristallipallosta mistä alalla tänä vuonna puhutaan ja miltä tapahtumat näyttää. Tai mitä ainakin toivoisimme näkevämme.

Trendikästä olla trenditön 

Toivomme, että isoin trendi tälle vuodelle on, että ei ole trendejä tai ettei niitä orjallisesti seurata. Kaikkien tapahtumien ei tarvitse olla samanlaisia, näyttää samalta, olla interaktiivisen digitaalisia personoituja monikanavaisen upeita ja mitä näitä muita jargoneja olikaan. Tämän vuoden ehdoton trendi on keskittyä tekemään oman näköistä, oivaltavaa ja rohkeaa juttua. Niitä juttuja mitkä oikeasti muistetaan.

Pantonen näkemys vuoden 2016 mustasta.

Pantonen näkemys vuoden 2016 mustasta.

Entisestään kasvava Slush-viikko

Slush itsessään ei ole Suomessa kasvamassa, mutta tapahtuman ympärillä oleva viikko tulee olemaan varmasti komeampi kuin koskaan. Suomesta ei varmasti montaa yritystä enää löydy, jotka eivät hyödynnä viikon tuomaa hypeä. Tapahtumatilat vain tuntuvat loppuvan kesken.

Firmojen sisäinen yrittäjyys

Vaikka toivommekin, että trendinä olisi olla trenditömyys. Uskomme, että tänä vuonna monessa briifissä haluataan löytää henkilökunnan sisäinen yrittäjyys. Erilaisten hackathon / start up / luova workshop päivien kautta kaivetaan uusia ideoita esiin.

Taiteellinen johtaja

Taiteellinen johtaja on tuttu titteli lähinnä design taloista tai kulttuuritapahtumista, mutta nyt ajatus on ilmeisesti rantautunut myös muihin tapahtumiin. Sinänsä positiivista, että vihdoin ymmärretään suunnittelun tärkeys, mutta mielenkiintoista on nähdä kuinka pitkälle taiteellinen johtaja haluaa vaikuttaa tuotantoon.

Helsingin uudet venuet

Jätkäsaaren avattava hotelli Clarion on myynyt ei-oota syksyn parhaille päiville jo pitkään. Uusi iso tapahtumatila on todella tervetullut lisäys Helsingin venuevalikoimaan. Jännittävää nähdä millainen kokonaisuus lokakuussa avattava hotelli- ja kokouskeskus on.

Jotain ihan muuta on rakentumassa Hernesaareen. Jasper Pääkkönen ja Antero Vartia rakennuttavat sauna- ja ravintolakeitaan. Löyly on varmasti tämän vuoden puhutuin kesäkekkeripaikka.

Löyly rakentuu Hernesaareen. Kuva: Avanto Arkkitehdit Oy

 

 

 

Nopeus on valttia – ostamisessakin

Alalla kuin alalla puhutaan, että ostojen päätöksenteko on hidastunut ja niihin varattu ajanjakso on lyhentynyt entisestään. Ostaja ei varaa aikaa itse ostamiseen. Monella alalla tämä ehkä vielä onnistuukin, mutta tapahtuma-alalla asia menee sitä vaikeammaksi, mitä vähemmän aikaa on.

UT_Nopeus

Jos alkaa huhtikuussa soittelemaan isolle porukalle kesäjuhlapaikkaa –  perjantaille tai lauantaille ennen lomia, on erittäin hyvää tuuria matkassa, jos sopiva venue löytyy. Myös kovimmat juontajat, artistit ja bändit on buukattu jo alkuvuodesta.

Jos halutaan saavuttaa tietynlaista fiilistä, on ikävää, että joudutaan tekemään kompromissejä, että ennakkotuotantoon ei ole aikaa varattu. Pelkästään tarjousvaihe vie väkisinkin vähintään muutaman viikon briiffaamisesta itse toimiston valintaan.

Jos tiedät jo nyt, että tarjouskilpailun kanssa ei pystytä olemaan ajoissa, tee mielummin ennakkovarauksia, koska tilaksi tai hittiartistiksi ei voi kukaan toimisto muuttua.

Nopeapäätöksistä uutta vuotta toivottaen
Johanna & Kaisa

Vieraskirjoitus: 5 tärkeintä kysymystä, kun suunnittelet tapahtumaa

Vieraskirjoittajana Suvi Joensivu, Venuu

Ennen kuin lähdet järjestämään tapahtumaa, mieti vastaukset ainakin näihin viiteen kysymykseen.

Cafe Kokko

Cafe Kokko

  1. Miksi tapahtuma järjestetään?

“Miksi?” on ehdottomasti tapahtumajärjestäjän tärkein kysymys. Ennen kuin ryhdyt suin päin järjestelyhommiin, on hyvä pysähtyä miettimään, miksi tämä tilaisuus oikeastaan pidetään. Jos et keksi vastausta, tapahtuman tarpeellisuutta voi olla hyvä hieman kyseenalaistaa.

2. Mikä on tapahtuman päämäärä?

Kun tapahtuman syy on selvillä, pohditaan, mitä sillä halutaan saavuttaa – eli mikä on tapahtuman päämäärä. Jos esimerkiksi yritys järjestää kick-offin, on päämääränä ehkä henkilökunnan sitouttaminen ja innostaminen. Tällä on valtava vaikutus järjestelyihin.

3. Miten tapahtuma järjestetään ja miten päämäärä saavutetaan?

Järjestelyiden pitää tukea tilaisuudelle asetettua päämäärää. Jos päämääränä nyt olisi sitouttaminen ja innostaminen, pitää miettiä, miten se todella saavutetaan. Jos kaipaat ideoita, voit kurkata vaikka täältä. Lisäksi voi miettiä, mikä olisi parasta, mitä tilaisuudessa voisi tapahtua.

  1. Kenelle tapahtuma järjestetään?

Keitä tapahtumaan on osallistumassa? Minkälainen on tilaisuuden yleisö? Tapahtumajärjestäjän täytyy joskus unohtaa omat suosikkinsa ja asettua osallistujien saappaisiin: mitä osallistujat odottavat ja haluavat, mikä heitä kiinnostaa ja miten heidät voisi yllättää.

5. Missä tapahtuma järjestetään?

Tapahtumatilalla on iso merkitys tapahtuman onnistumiselle. Huono tilavalinta pahimmillaan pilaa hienot järjestely tai koko tapahtuman. Lisäksi osallistujat tekevät tulkintoja tilavalinnasta – tila on yksi osa tapahtuman sanatonta viestintää. Lisäksi tilan pitää olla sopivan kokoinen, sopivalla sijainnilla ja sopivan hintainen. Mutta ei huolta, täydellisiä tapahtumatiloja voi etsiä esimerkiksi täältä.

Kun vastaukset näihin kysymyksiin ovat selvillä, ollaan valmiita siirtymään järjestämisvaiheeseen. Jos kaipaat tapahtuma-ammattilaisten tukea järjestelyissä tai lisäkäsiä, muista, että apua on tarjolla!

Vieraskirjoittajana Suvi Joensivu, Venuu
Venuu.fi: Juhla-, sauna- ja kokoustilat helposti netistä

Pikkujouluvinkkejä – 3 x B -kaava

Kun kesälomat on nyt vietetty, on firman seuraava tärkein steppi tietenkin pikkujoulut. Pikkujouluihin useimmiten pätee kaava 3 x B = baari, buffa ja bändi. Ohessa pari vinkkiä onnistuneisiin pikkujouluihin.

Älä pakota ketään pukeutumaan

Toisten mielestä teemapukeutuminen on huisin hauskaa, mutta useimmille se on yhtä piinaa. Anna siis tilaa omille päätöksille, eli kaikki tulkoon paikalle kuten haluavat. Voit varata mahdollisuuden oman asun tuunaamiseen paikan päällä. Se juroinkin saattaa lämmetä teemaan, kun saa toisen glögin. Kaikille pakolliset hassut leikit menee samaan kategoriaan pukeutumisen kanssa.

Ei vahvoille

Suomalainen saa itsensä tarpeeksi humalaan miedoillakin juomilla, joten jätä vahvat pois baarimenusta. Ja baariin aina vettä tarjolle. Ehkä joku on viisastunut aikaisemmasta ja muistaa nauttia sitäkin välillä. Vaikka vahvoja ei olisikaan, pikkujouluissa sattuu ja tapahtuu. Oman mielenrauhasi vuoksi varmista ensiapu ja järjestyksenvalvonta.

Tarjoile hyvää ruokaa ja heti

Pikkujouluihin tullaan useimmiten vatsat kurnien ja notkuvasta buffapöydästä haaveillen. Tarjoile ruokaa mahdollisimman pian. Huolehdi, että ruoan saanti tapahtuu helposti – kukaan ei tykkää jonottamisesta. Varmista, että ruoka on laadukasta ja jotain perinteistä poikkeavaa. Ruoalla ei tarvitse kikkailla, mutta graavilohet on jo niin syöty.

B = bändi

Hyvä bändi tai DJ on aina varma valinta, koska porukalla on aina tanssikengät mukana. Ja kyllä, se coverbändikin tarvitsee äänentoiston ja miksaajan.

Less is more

Ihmiset tulevat pikkujouluihin viihtymään ja nauttimaan toistensa seurasta. Tee kolme B:tä kunnolla ja mieti vasta sitten muuta ohjelmaa tai tapahtumaelementtejä. Jos rahat ovat tiukassa, ei buffakukkien tai firman logollisten servettien puuttumista huomaa kukaan.

Onko sinulla hyväksi havaittuja pikkujouluvinkkejä?

Kuka, mihin ja mistä – alan henkilöstöuutisia

 

Pade Parkkonen on aloittanut Eastway Livellä tuottajana. Tehtävään Pade siirtyi Bright Finland:lta.

Management Event Studiolla on aloittanut projektijohtajana Ilkka Sandström sekä tuotantopäällikkönä Sabina Nerdrum.

ROOF Productionsin uutena tuottajana on aloittanut Santtu Laine.

Marko Nykänen on aloittanut RMC:llä AV-teknikkona.

Tuomas Lappalainen on siirtynyt Wanhasta Satamasta myyntipäälliköksi Helsingin Messukeskukseen.

Woltti Groupissa on aloittanut tuottajana Rolando Camilo, account directorina Jani Leskinen ja sales managerina Patricia Frösén.