Parhaat asiat ovat ilmaisia

Kaiken ei tarvitse maksaa maltaita, ei välttämättä yhtään mitään. Tapahtumissa usein kompastutaan asioihin, mitä pidetään itsestäänselvyytenä. Tässä pari esimerkkiä joihin olemme viime aikoina itse törmänneet.

A-B-C – vai miten se menikään?

Äskettäin kävimme tapahtumassa, jossa rekisteröintipisteen host oli enemmän kuin pihalla, koska vieraat olivat sotkeneet badget.

Mikään ei ärsytä niin paljon kuin jonottaminen. Huolehdi, että rekisteröinnissä badget ovat selkeästi aakkosjärjestyksessä. Parhaaseen tulokseen tulee, kun rekisteröintihenkilökunta laittaa itse badget paikoilleen, jolloin logiikka tulee heille tutuksi. Päätä etukäteen nappaavatko vieraat omat nimikorttinsa vai jakaako henkilökunta ne.

Isännät ja emännät paikoilleen

Olimme vieraana yrityksen tilaisuudessa, josta olemme ostaneet yhtä sun toista vuosia. Tilaisuus ei ollut järin iso, mutta missään vaiheessa tilaisuutta kukaan isännistä ei tullut meitä jututtamaan. Sisääntulossa ei myöskään ollut ketään ottamatta vastaan.

Mikään ei ole sen parempaa ja mukavampaa liidinkeräystä, kun käydä jututtamassa asiakkaita omassa tilaisuudessa. Voittaa varmasti kylmäsoitot. Varmista, että joku yrityksen omista kasvoista on sisäänkäynnillä sanomassa moikat sekä tullessa että lähtiessä. Tee mieluimmin rautalangasta väännetyt ohjeet, kuin oletat että kaikki osaavat isännöidä.

hashtag-1084519_1920Pelkkä hashtag ei riitä

Meille on muodostunut tavaksi seurata tapahtumien hastagejä, koska kaikilla tapahtumilla on nykyään oma hashtag. Hastagien käyttäminen on hyvin sekalaista.

Valitse vain yksi virallinen tunniste ja mahdollisimman yksinkertainen sellainen. Ei siis firman-nimi-tapahtuman-nimi-vuosiluku-hashtagiä.

Jotta sisältöä tulee ja paljon, laita hashtag hyvin esille. Hyödynnä kaikki materiaalit ja pinnat tapahtumassa. Aloita sen rummuttaminen jo hyvissä ajoin.

Aseta aina tavoitteet, kuinka monta twiittiä tai Insta-kuvaa tapahtumasta haluat? Ainakin oman porukan tulee käyttää sitä ja useasti. Jos kirjallinen ilmaisu tuottaa vaikeuksia omalle porukalle, suosikaa kuvia.

Kilpailutatko tapahtumatoimiston vai tuotantotiimin?

Onko sinulle tärkeämpää valita tapahtumatoimisto vai sopiva tuottaja ja tuotantotiimi? Toimisto kuin toimisto kertoo sivuillaan komeista referensseistään, keikkojen määristä ja mitä he osaavat tehdä. Referenssit, mainostekstit ja myyjien vakuuttelut kertovat lopulta todella vähän. Kaikki myyvät juuri sinulle räätälöityjä avaimet käteen -ratkaisuja.

Valitse tuotantotiimi huolella

Voiko oikea kumppani löytyä perinteisen kilpailutuksen kautta? Vai pitäisikö mahdolliset tapahtuman tuotantoon osallistuvat pyytää lasilliselle ja arvioida ehdokkaiden sopivuus paitsi tiedon myös intuition avulla? Lähes kaikki tuotantotiimin jäsenet tulevat olemaan tuotannon aikana kuin työkavereitasi ja tiimin jäseniä. Minkälaisen tiimin tarvitset ja valitset?

Tuottajan tai tuotantotiimin ammatillinen osaaminen on tietenkin tärkeää. Isossa roolissa on kuitenkin myös se, miten tuottaja itse suhtautuu kyseiseen tuotantoon tai teihin yrityksenä sekä mitkä ovat hänen työskentely- ja kommunikointitapansa. Löytyykö teillä yhteinen sävel ja ajatus tekemisestä?

Haluatko haastajan vai hyssyttelijän?

Ostamisessa on hyvä tuntea itsensä ja se, minkälaista tyyppiä tarvitsee. Haluatko, että tuottaja tekee toiveet kyseenalaistamatta vai haluatko enemmän sparraajan ja haastajan? Tarvitsetko välillä henkistä tukea tuotannon aikana? Tai kylmähermoista ratkaisijaa, joka löytää tilanteessa kuin tilanteessa toisen vaihtoehdon? Tuotantotiimin pitää täydentää sinun heikkoja kohtia.

Seuraavan kerran kun kilpailutat, ota riski ja lähde treffeille.

Kirjoitus on julkaistu alun perin venuu.fi blogissa.